Un(e) assistant(e) de groupement (H/F)

 

Le Service Départemental d’Incendie et de Secours du Loiret est susceptible de recruter à compter de septembre 2023, par mobilité interne, voie de mutation ou à défaut par voie contractuelle, un adjoint administratif ou un rédacteur territorial pour assurer les fonctions d’assistant(e) de groupement au sein du Groupement des Opérations et des Compétences (GOC).

Missions :

Placé(e) sous l’autorité du Chef du Groupement des Opérations et des Compétences, vous assurez l’assistanat du Chef de Groupement et de ses cadres en matière d’organisation personnelle, d’information, de communication, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Doté(e) de qualités relationnelles, vous êtes l’interface entre le Groupement, l’ensemble des services et partenaires internes ou externes.

Vos principales missions concernent l’organisation de la vie professionnelle du chef du groupement et de ses cadres, l’exécution de tâches de gestion administrative, la réalisation et la mise en forme de documents, l’organisation et la planification des réunions, et l’assistanat des cadres du groupement. Vous serez également chargé(e) du suivi des emplois opérationnels des sapeurs-pompiers professionnels et volontaires en collaboration avec les référents de domaines du GOC. Accessoirement, vous participerez à la valorisation des contenus pédagogiques dans le cadre des formations ouvertes à distance et autres supports de communication et de la doctrine.

 

A ce titre, vous devez :

Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’entité :

Accueil téléphonique du public et des agents ;

Réception, filtrage et transmission des communications téléphoniques et prises de messages ;

Organisation des agendas et prise de rendez-vous en fonction des priorités des cadres du groupement ;

Gestion de la planification des réunions des cadres du groupement, prise de notes et comptes rendus de réunion ;

Dans un souci de continuité de service, pallier à l’absence de l’Assistante formation-suivi comptable lors de ses congés en assurant le secrétariat et le suivi des dépenses du groupement (carte achat, billets de train, demande des engagements financiers en lien avec le groupement Finances, convention de formation…).

Assister le chef de groupement et les cadres :

Organiser l’agenda et prendre les RDV en fonction des priorités du chef de groupement ;

Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;

Gestion du courrier du groupement (rédaction et mise en forme de courriers, de notes, classement et exploitation de la correspondance courante) ;

Suivi des projets et activités du groupement ;

Traitement et diffusion d’informations internes et externes ;

Classement et archivage ;

Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus et relevés de décisions.

Assurer la gestion des activités spécifiques suivantes :

Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités ;

Gestion des différentes listes de diffusions opérationnelles ;

Gestion des interventions payantes (en lien avec le chef du CTA-CODIS et son adjoint) ;

Gestion des attestations d’interventions (en lien avec le chef du CTA-CODIS et son adjoint) ;

Aide aux colonnes de renfort (en lien avec le chef du CTA-CODIS et son adjoint) ;

Gestion des contraventions ;

Mise en page de documents de doctrines et de partage d’expérience à usage interne et externe, en lien avec les chefs de service concernés ;

Mise en page et transmission des Listes d’Aptitude Opérationnelle (LAO) et des Listes d’Aptitude à l’Emploi (LAE), en lien avec le chef de service des spécialités opérationnelles ;

Suivi et mise à jour des emplois suite aux mises à jour des LAO et LAE

Ecriture de processus ;

Création et suivi de tableaux de bord à la demande des services du GOC ;

Suivi des différentes conventions opérationnelles (gestion des lignes spécialisées) et des conventions de formation en lien avec le Groupement Assemblées et Administration Générale.

Participer à la valorisation numérique de contenus pédagogiques et de doctrine

En lien avec les chefs de service, compilation des données statistiques sollicitées annuellement (bilan social, RSU, info SDIS, rapport d’activité…)

Profil souhaite :

Titulaire d’un diplôme d’assistante(e) de direction, ou à défaut de secrétariat ou de gestion administrative ;

Expérience significative sur un poste similaire souhaitée ;

Maîtrise des logiciels de bureautique et informatique (Pack office) ;

Capacité rédactionnelle ;

Disponibilité, autonomie, aisance relationnelle ;

Sens de l’organisation et rigueur ;

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Caractéristiques du poste :

Recrutement par voie statutaire ou à défaut contractuelle

Statut : filière administrative, catégories C et B, cadres d’emplois des adjoints administratifs et des rédacteurs, grades d’adjoint administratif à rédacteur territorial ;

Lieu de travail : 195 rue de la Gourdonnerie à Semoy (direction départementale des services d’incendie et de secours), à proximité d’Orléans ainsi que des grands axes routiers et autoroutiers 

Temps de travail :

Poste à temps complet (39h avec RTT réglementaires)

Horaires variables, du lundi au vendredi, avec une disponibilité en dehors des horaires habituels si nécessaire

Rémunération : selon la grille statutaire et le régime indemnitaire en vigueur ;

Télétravail possible après 6 mois de présence (2 jours maximum par semaine) ;

Avantages (selon type de contrat) : tickets restaurant, chèques vacances,

 

Les candidatures, accompagnées d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, devront être adressées (sous couvert de votre supérieur hiérarchique pour les candidatures internes) pour le 16 août 2023 (le cachet de la poste faisant foi) :

 

Monsieur le Président du Conseil d’Administration

Service Départemental d’Incendie et de Secours du Loiret

195 rue de la Gourdonnerie

45404 FLEURY LES AUBRAIS CEDEX

 

Ou par courriel à l’adresse emploi@sdis45.fr

 

La commission de recrutement est prévue à la date du 21 août 2023.

Tous renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès du Commandant Jérémie LACROIX, Chef de Groupement des Opérations et des Compétences ou de Madame Sabrina CALVARIO, cheffe du service de l’ingénierie et des ressources au 02.38.52.35.23.

 

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